前職調査とは？どこまで調べられるか・違法になりうる4つのケース

「前職調査をお願いしたら、前の会社は退職理由まで答えてくれるものなんですか」

導入を検討している採用担当の方から、こう聞かれることがあります。前職調査という言葉は、電話一本の在籍確認から興信所の身元調査まで、性質の違う手続きに同じ名前で使われています。そのため、こちらが何を聞けるのか、前職が何を答えるのかが見えにくくなります。

この記事では、まず前職調査という言葉が指す範囲を整理し、確かめる事項と照会しない事項を分けます。そのうえで、照会される前職の側にどんなルールがあるのかを条文と行政資料で確認し、採用企業の側で違法になりうる4つのケースまで扱います。

前職調査とは、前の勤務先に職歴の事実を照会する手続き

前職調査は、採用企業や委託を受けた調査会社が候補者の前の勤務先に照会し、申告された職歴が事実と合っているかを確かめる手続きです。ただし法令に定義のある用語ではなく、実務では性質の違う4つの手続きが同じ名前で呼ばれています。この記事では、前の勤務先の人事部門に照会する在籍確認と経歴照会を、前職調査として扱います。

4つは、答える相手も扱う情報も違います。同じ名前のまま話を進めると、社内でも候補者との間でも、前提がずれたまま手続きだけが進みます。

前職調査でどこまで調べられるか｜確かめる事項と照会しない事項

前職調査で確かめるのは、在籍期間・雇用形態・職位・職務内容・退職の事実が中心です。本籍や思想・信条、労働組合への加入状況などは、職業安定法に基づく指針が原則として収集を認めていません。何が分かるかは、照会する側が何を聞くかだけでなく、前職が何を記録として持ち、どこまで答えるかにも左右されます。

右の列のうち上の3つは、職業安定法に基づく指針の第5の1(2)が挙げる類型です。下の2つは、厚生労働省の「公正な採用選考の基本」が、適性と能力に関係がない事項として挙げています。

指針には、特別な職業上の必要性が存在することその他業務の目的の達成に必要不可欠であって、収集目的を示して本人から収集する場合を除く、というただし書があります（指針（抄））。前職への照会は、そもそも本人以外からの収集です。私の読みでは、このただし書が想定している場面ではありません。

表の右の列は、行政資料の記載ではなく、私が照会する側として見てきた実務上の傾向です。同じ「職位」でも、最終の職位だけを聞くのか、在籍中の変遷まで聞くのかで、前職が記録を確かめる手間は変わります。照会事項を具体的に書くほど、前職は記録のどこを見ればよいかが分かります。

仕事ぶりの評価は、リファレンスチェックで扱う

人事部門への照会で扱うのは、記録で確かめられる事実です。一緒に働いた人から見た仕事ぶりの評価は、候補者が指定した推薦者に尋ねる手続きの領域になります。2つの手続きの違いはリファレンスチェックとバックグラウンドチェックの違いで、サービスごとの方式はリファレンスチェックサービスの比較で扱っています。

健康状態も、前職への照会事項にはしません。厚生労働省の「公正な採用選考の基本」は、合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断の実施も、就職差別につながるおそれがある方法に挙げています。病歴など本人の健康に関する情報の扱いは、要配慮個人情報として関連法と同意の取り方で整理しています。

身元調査は、前職調査とは別のものとして扱う

厚生労働省の「公正な採用選考の基本」は、採用選考の方法として「身元調査などの実施」を、就職差別につながるおそれがあるものに挙げています。前職調査を身元調査と同じ言葉で語ると、照会してはいけない事項まで範囲に入っているように見えます。前職調査は職歴の事実を前職に照会する手続きだと言い分けておくと、社内でも候補者に対しても説明の前提が揃います。探偵業者や興信所に依頼する場合も、身元調査に当たるかは依頼先の名前ではなく、調べる範囲と方法で考えます。依頼先ごとの違いは採用調査は探偵に頼めるかで整理しています。反社会的勢力との関係の確認は別の手続きで、採用時の反社チェックのやり方で扱っています。

照会される前職企業の側には、どんなルールがあるか

前職の会社が元従業員の在籍状況などを答えることは、それが個人データであれば第三者提供にあたり、原則として本人の同意が要ります。採用選考のための照会に答えるかどうかは、実務では前職の判断に委ねられています。前職が送ってはならない通信については、労働基準法にも規定があります。

前職が答えることは、個人データの第三者提供にあたる

個人情報保護法第27条第1項は、「あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない」と定めています（e-Gov法令検索）。ここでいう個人データは、同法第16条第3項で、個人情報データベース等を構成する個人情報とされています。前職の人事記録がこれにあたるかどうかで、答え方のルールが変わります。

前職への照会について、個人情報保護委員会はQ&Aで次のように回答しています。

なお、同じ第27条でも、第5項第1号の委託は、採用企業から調査会社への受け渡しの話です。ここで扱っているのは前職から照会元への提供で、情報の向きが逆になります。委託の整理は依頼の流れと同意書に入れる項目で扱っています。

採用選考のための照会と、法令に基づく照会の違い

個人情報保護委員会のQ&Aは、照会の種類によって扱いを分けて説明しています。採用選考のための照会がどこに位置づくかは、法令に基づく照会と並べると分かりやすくなります。

Q7-14は、「法令に基づく場合」であっても、提供すること自体が義務付けられていない場合は、必ず個人情報を提供しなければならないわけではないと説明しています。採用選考のための照会について回答を求める規定は、私が確認した範囲では見当たりません。

実務でも、同意書があっても答えない方針の前職はあり、回答するかどうかは前職の判断に委ねられています。回答が得られなかったことは、候補者について何も示しません。報告書でどう扱われるかは報告書の「確認できず」の扱いで整理しています。

前職が送ってはならない通信を、労働基準法が定めている

前職の側には、答え方そのものに関わる規定もあります。労働基準法第22条第4項です。

この規定は、要件が絞られています。「あらかじめ第三者と謀り」、「労働者の就業を妨げることを目的として」、国籍・信条・社会的身分・労働組合運動に関する通信をすることを禁じたものです。違反には、同法第119条第1号で6月以下の拘禁刑又は30万円以下の罰金が定められています。

同じ条の第3項は、退職証明書に労働者の請求しない事項を記入してはならないと定めています。退職証明書から何が読めるかは退職証明書に書かれる事項で扱っています。

採用企業の側で前職調査が違法になりうる4つのケース

採用企業の側で前職調査が問題になりうる主な場面は、同意のない聞き取り、身分や目的を偽った照会、収集が認められない事項の照会、同意の範囲を超えた照会と利用の4つです。どれも照会という手段そのものではなく、集め方と集める中身に関わります。該当するかどうかは、個別の事情で判断されます。

判明した事実を理由に内定を取り消せるかどうかは、調査が適法だったかとは別の枠組みで判断されます。判例が示している枠組みは関連法と同意の取り方で扱っており、この記事では立ち入りません。経歴詐称が分かった時点ごとの判断基準は経歴詐称で内定取り消し・解雇はできるかにまとめています。

同意が問われる場面は、集めるときと答えるときの2つ

同意が問われる場面は、採用企業が候補者以外から情報を集めるときと、前職が照会に答えるときの2つです。前者は職業安定法に基づく指針、後者は個人情報保護法第27条第1項が根拠になります。照会先と照会事項を同意書に具体的に書いておくと、候補者・採用企業・前職が同じ範囲を確認できます。

ここで分けた2つの場面は、「同意で足りる範囲」と「同意があっても原則として集めない範囲」という区別とは別の軸です。後者の二階建ての構造は関連法と同意の取り方で整理しています。

照会先と照会事項を同意書に書いておく理由

個人情報保護委員会のQ&A（Q7-9）は、第三者提供の同意を得るにあたり、提供先を個別に明示することまでは求められないとしつつ、想定される提供先の範囲や属性を示すことは望ましい、としています。前職の側から見ると、どの照会元に、どの事項について本人が同意しているのかが書かれていれば、答えるかどうかの判断材料になります。

私は、照会先の会社名と照会事項を同意書に書き、前職にも示せる形にしています。同意書に入れる項目の全体は依頼の流れと同意書に入れる項目にまとめています。

人事が前職調査を始める前に決めておくこと

前職調査を始める前に決めておくのは、照会先・照会事項・同意書の文面・回答が得られなかったときの扱いの4点です。照会事項は確かめたい事実に絞って書き出しておくと、候補者への説明と前職の判断の両方が進めやすくなると考えています。

• 照会先を前職までとし、在籍中の職場を含める場合は在籍確認にとどめているか｜照会先の一覧を、同意書と同じ表記で残しておく
• 照会事項を、在籍期間・職位・職務内容・退職の事実など確かめたい事実に絞っているか｜職位は最終職位か変遷かまで決める
• 本籍・思想信条・労働組合への加入状況など、収集が認められていない事項が入っていないか｜指針の類型に照らして1項目ずつ確認する
• 同意書に照会先・照会事項・利用目的が具体的に書かれているか｜前職に示しても範囲が読み取れる文面にする
• 前職が回答しなかった場合の選考上の扱いを、実施前に決めているか｜回答がないことを候補者の不利に読まない

照会の結果、申告とのずれが見つかったときの対応は申告とのずれが見つかったときの対応で扱っています。外部に委託する場合の依頼先はバックグラウンドチェック会社の比較で、予算の目安はバックグラウンドチェックの費用相場で確認できます。

よくある質問

まとめ

前職調査は、前の勤務先に職歴を照会する手続きです。確かめるのは在籍期間・職位・職務内容・退職の事実が中心で、本籍や思想・信条、労働組合への加入状況などは、指針が原則として収集を認めていません。前職が答えるにも、原則として本人の同意が要ります。

違法になりうるかどうかを考えるときは、主語を分けて見てください。採用企業の集め方の問題は職業安定法と指針、前職の答え方の問題は個人情報保護法第27条第1項と、根拠が別です。同意書に照会先と照会事項を具体的に書いておくと、2つの場面のどちらでも同じ範囲を確かめられます。

この記事の法令の記載は一般的な情報提供であり、個別の法的助言ではありません。運用を決める際は、条文と行政機関の資料をあわせて確認してください。