リファレンスチェックとバックグラウンドチェックの違いと使い分け

「両方やる必要がありますか。似たようなものに見えるのですが」

導入を検討している段階で、社内からこう聞かれた採用担当の方は少なくないはずです。名前が似ていて、どちらも第三者に確認するという点も共通しているため、重複しているように見えます。実際に両方を運用してみると、この2つは判断材料としての役割がはっきり分かれていました。

この記事では、2つの手法を「事実の照合」と「評価の収集」という軸で分けたうえで、情報の出どころ、推薦者を候補者が選ぶという構造から生じる偏り、同意の取り方の違い、両方実施する場合の順序まで扱います。

2つの違いは「事実の照合」か「評価の収集」か

2つの手法を分ける軸は、調べる相手の違いではありません。集めた情報が「照合できるもの」なのか「照合できないもの」なのかという性質の違いです。ここを押さえると、他の違いはすべてここから導けます。

この違いは、投稿の中で触れてきた前職への照会の限界とつながっています。前職の人事部門に問い合わせて確認できるのは、在籍期間や退職の事由といった記録に残っている事項です。その人がどう働いたかという評価は、記録として残っていないため出てきません。項目ごとの確認手段と限界はバックグラウンドチェックの調査項目と調査の限界で整理しています。

両方を運用していると、判断に迷う場面がそもそも違うことに気づきます。事実の照合で迷うのは「確認が取れなかった」と書かれたときだけです。評価の収集では、回答が出てきた後に、それをどう読むかという作業が必ず残ります。

情報の出どころと、照会先を誰が決めるか

確認手段は、公開情報・提出書類・第三者への照会の3つに分けて考えると整理できます。リファレンスチェックはこのうち3つめに属しますが、同じ「第三者への照会」でも、照会先を誰が決めるかで性質が変わります。

照会先が組織か個人かという違いは、回答の性質にそのまま表れます。人事部門は記録を見て答えるため、担当者が代わっても回答は変わりません。個人は記憶と印象で答えるため、誰が答えるかによって内容が変わります。どちらが優れているかではなく、質の違う情報が出てくると理解しておくことが出発点になります。

実施主体も分かれる

バックグラウンドチェックは、書類の真正性の確認や照会先の窓口特定といった工程を含むため、外部の調査会社に委託する形が中心です。リファレンスチェックは、質問票を用意して推薦者に回答してもらう形であれば、企業の採用担当が自社で実施することもできます。オンラインで完結するサービスを使って外部に委託する形も広く使われています。

両方を1つのサービスに含めている事業者もあります。たとえば採用フィルター（フィルターバンク株式会社）は、公的公開情報・Web情報・SNS情報の精査と、在籍していた職場へのインタビュー照会を組み合わせ、結果を統合してレポーティングすると公表しています。サービスの構成が事業者ごとに違うため、名称だけで判断せず、どの工程が含まれているかを確認してください。

推薦者を候補者が選ぶ構造から、何が起きるか

リファレンスチェックで最も重要な性質は、回答する人を候補者本人が選ぶことです。候補者は自分に不利な回答をしそうな相手をあえて選びません。これは候補者に問題があるという話ではなく、そういう仕組みだというだけの話です。

この構造を前提として認めたうえで、どう補正するかを設計します。偏りをなくすことはできませんが、どの方向に偏るかは予測できるため、手当ての打ちようがあります。

上位に出てくる解説記事の多くは、リファレンスチェックについて「ポジティブな情報も集められる」という説明で終えています。ポジティブな情報が集まりやすいのは事実ですが、それは候補者が選んだ相手が答えているからです。この構造まで説明していないと、集まった高評価をそのまま実力の証明として読んでしまいます。

企業側が指定できること、できないこと

推薦者の人選そのものに企業が踏み込むことはできません。企業が指定できるのは、人数、役割、在籍期間の重なりといった条件までです。特定の個人を名指しして回答を求める形にすると、候補者の現在の職場に転職活動が伝わる経路を企業側が作ることになります。

条件の指定は、依頼する時点で候補者に伝えます。後から追加すると、候補者は一度依頼した推薦者に再度連絡することになり、負担が重くなります。実施すると決めた段階で、必要な人数と役割を確定させておいてください。

同意の取り方は、手法によってどこが変わるか

2つの手法で最も実務的な違いが出るのが、同意を得る相手が変わる点です。バックグラウンドチェックで説明する相手は候補者本人ですが、リファレンスチェックでは推薦者という別の個人の情報も扱うことになります。

候補者に対しては、同意書という書面で説明と同意の取得を行う運用が一般的です。個人情報保護法は、本人から直接書面に記載された個人情報を取得する場合に、あらかじめ利用目的を明示することを求めています。同意書に入れる項目と社内の役割分担はバックグラウンドチェックを依頼する流れと同意の取り方で扱っています。

推薦者については、扱いが少し変わります。推薦者の氏名・連絡先・所属といった情報を企業が受け取り、回答を記録として残す以上、推薦者本人の個人情報を取り扱うことになるためです。

取得の形式によって、どの手続きに当たるかが変わります。推薦者がオンラインの質問票に自ら記入する形であれば、本人から直接書面で取得する場面に近づきます。電話やオンライン面談で聞き取る形であれば、書面への記載を伴わない取得になります。どちらの形を採るかは実施方法を決める段階で確定するため、その時点で説明の出し方も合わせて決めておくと運用が揃います。

実務としては、次の3点を決めておくと説明が通ります。推薦者に伝える利用目的の文面、回答を閲覧できる社内の範囲、そして回答の保管期間です。推薦者は自社の選考の当事者ではないため、社内で扱いの前提が共有されていないと、報告書が想定より広く回覧されることがあります。

なお、これは一般的な情報提供であり、個別の法的助言ではありません。自社の運用がどう位置づけられるかは、実際の実施方法に即して確認してください。

両方やる場合の順序と、結果が食い違ったときの扱い

両方を実施する企業では、順序をどう置くかで後の読み取りやすさが変わります。結論としては、事実の照合を先に置き、評価の収集を後に置く形が扱いやすくなります。

逆の順序にすると、推薦者の回答を読む時点で経歴の前提が固まっていないため、評価の記述をどの期間の話として読めばよいかが分かりません。工期の都合で並行して走らせる場合も、報告書を読む順番だけは事実の照合から始めてください。

自社はどちらを実施するか、判断の分かれ目

どちらを実施するかは、採用したいポジションで判断に使う情報が、どちらの性質かによって決まります。ポジションごとに変えて構いません。全件で両方実施する必要はありません。

費用と依頼先の考え方

費用の決まり方も2つで違います。事実の照合は確認する項目の数と、人を介した照会を含むかどうかで変わります。評価の収集は推薦者の人数と、回答を得るまでの工程で変わります。同じ「1名あたり」という表示でも、何が単位になっているかが違うため、見積もりは条件をそろえて比べてください。項目別の目安と価格差が生まれる理由はバックグラウンドチェックの費用相場で扱っています。

依頼先を、専門の調査会社に置くかオンライン完結型のサービスに置くかという論点もあります。これは手法の違いとは別の軸なので、調査会社の選び方と比較すべき5つの軸を参照してください。名称に「リファレンスチェック」と付いていても事実の照合を含むサービスがあり、逆もあります。

• 対象にするポジションの範囲｜全件か、職種と役職で絞るかを先に決める
• 判断に使う情報が、照合できるものかどうか｜ポジションごとに1行で書き出す
• 推薦者に指定する人数と役割｜上位者と同僚のどちらを何名にするかを確定させる
• 現職を照会や依頼の対象に含めるか｜含めない前提で組み立て、例外の条件を決める
• 両方実施する場合の順序と、報告書を読む順番｜事実の照合を先に置く
• 結果が食い違ったときにどちらを優先するか｜実施を決めた段階で社内で確定させる
• 推薦者の情報を閲覧できる社内の範囲と保管期間｜個人名ではなく役割で定める

推薦者を出せない候補者への対応

リファレンスチェックには、事実の照合にはない前提があります。候補者が推薦者を確保できなければ、そもそも実施できません。ここを見落とすと、実施できなかったこと自体を評価に読み替えてしまいます。

推薦者を出せない事情はいくつもあります。在職中で現職の同僚には頼めない、前職を離れて年月が経ち連絡先が分からない、前職の退職経緯が個人的なもので依頼しづらい。いずれも候補者の能力とも誠実さとも関係がありません。

実施できないときに、代わりに置ける手当て

推薦者が確保できない場合でも、判断材料を増やす方法はあります。面接で扱う場面の粒度を上げること、実務に近い課題を選考に組み込むこと、そして事実の照合を確実に行うことです。評価の収集ができないぶんを、面接設計と事実確認の側で埋める形になります。

採用選考は、応募者の適性と能力に基づいた基準で行うことが基本とされています。推薦者を用意できたかどうかは適性でも能力でもありません。実施の有無が選考の合否に直結しない設計にしておくことが、運用上も説明上も無理がありません。

よくある質問

まとめ

リファレンスチェックとバックグラウンドチェックの違いは、調べる相手ではなく、集まる情報が照合できるものかどうかという性質にあります。前者は評価の収集、後者は事実の照合です。目的が違うため、片方があればもう片方が不要になるという関係にはなりません。

実務で最も見落とされやすいのが、リファレンスチェックは回答する人を候補者本人が選ぶという構造です。ここから回答は高評価に寄り、直近の職場に集中し、課題が出にくくなります。偏りをなくすことはできませんが、どの方向に偏るかは分かっているため、役割の指定と設問の設計で補正できます。

同意の面では、リファレンスチェックで説明する相手が候補者と推薦者の2人になります。推薦者は自社の選考の当事者ではないため、社内で扱いの前提が共有されていないと、回答が想定より広く回覧されます。利用目的の文面、閲覧できる範囲、保管期間の3点を実施前に決めておいてください。

最後に一点だけ。推薦者を用意できたかどうかは、候補者の適性でも能力でもありません。実施できなかったことを不利に扱う運用にすると、確認したかったこととは関係のない基準で候補者を落とすことになります。実施の有無が合否に直結しない設計にしておくことが、運用としても説明としても無理がありません。